Vous avez un lieu de réception depuis plusieurs années et vous aimeriez recevoir une clientèle professionnelle la semaine ?
Alors, comment adapter un domaine de réception aux exigences des entreprises ?
Souvent les lieux nous disent : « J’ai essayé, mais je ne reçois pas d’entreprises ». C’est malheureusement tout à fait normal si vous n’avez rien harmoniser avec les attentes d’une entreprise, qui sont très différentes des mariages, cousinades ou autres événements privés.
Est-ce que cela signifie que vous ne pouvez pas accueillir les 2 types d’événements dans votre domaine ? Bien au contraire, les deux sont totalement compatibles !
Il est avant tout important de se poser les bonnes questions, en matière d’attente des entreprises !
Phase 1 : Analyse du marché MICE
Pour bien comprendre ce que recherchent les entreprises en matière de séminaires, il est crucial de se renseigner sur le marché du MICE.
Une première étape serait d’interroger votre entourage professionnel ou des experts du secteur. Cela vous permettra de mieux cerner les attentes spécifiques, comme la nécessité de flexibilité dans les espaces ou la présence d’équipements technologiques modernes.
Ensuite, réalisez une analyse SWOT de votre lieu, en identifiant ses forces et faiblesses ainsi que les opportunités et menaces du marché. Par exemple, une localisation à proximité d’un centre d’affaires peut être une force, mais l’absence d’équipements techniques constitue quant à elle une faiblesse.
Phase 2 : Adapter le produit selon le résultat de votre étude
Maintenant que vous avez identifié les besoins des entreprises et les points forts de votre lieu, il est temps de passer à l’action. Voici comment ajuster votre espace pour qu’il corresponde aux attentes des professionnels.
Le produit
Il est essentiel que les espaces soient flexibles et adaptés à des configurations professionnelles variées (plénière, cocktail, ateliers en petits groupes etc). Pensez à avoir des aménagements de type « cocooning » avec des salons conviviaux et des grandes cuisines équipées. Veillez cependant à ce que la taille des espaces soit équilibrée : ni trop petite pour ne pas créer de promiscuité, ni trop grande pour ne pas perdre l’atmosphère conviviale recherchée.
L’ergonomie
Privilégiez des assises confortables et adaptées à des séances de travail prolongées. Les tables doivent être suffisamment grandes pour permettre aux participants d’y poser leur note et matériel informatique. Ces détails ergonomiques, souvent négligés, font pourtant une grande différence pour les entreprises.
Les équipements techniques
Les entreprises sont très friandes de technologies. Investissez dans du matériel audiovisuel de qualité : grand écran, vidéoprojecteur, télévision connectée, paperboards simples ou tactiles. Assurez-vous également que votre lieu dispose d’une connexion internet stable et à haut débit, une condition sine qua non pour attirer les entreprises qui doivent rester connectées en permanence.
L’hébergement
De nombreuses entreprises optent pour des séminaires sur plusieurs jours plutôt que des journées d’étude. Pour celles-ci, il est nécessaire de disposer d’au moins 12 chambres. Ces événements attirent souvent des collaborateurs venant des 4 coins de France, ce qui rend l’hébergement sur place incontournable. Gardez à l’esprit que les participants préfèrent en majorité avoir leur propre chambre, pour des raisons de confort et d’intimité. A noter, parfois, que des chambres twinables (avec plusieurs lits simples) peuvent aussi être envisagées.
La restauration adaptée
Aujourd’hui, les entreprises accordent une grande importance à la qualité des repas. Il ne s’agit plus seulement de nourrir, mais de proposer des plats sains, locaux et raffinés. Out la viennoiserie, misez plutôt sur des fruits frais, du muesli, et des pauses gourmandes qui privilégient la qualité à la quantité. Pour le déjeuner, pourquoi ne pas optez pour des formules à deux plats ou des buffets composés de produits de saison.
Les activités et teambuildings
Ne vous contentez pas seulement de mettre à disposition les espaces, mais soyez force de proposition notamment avec des teambuildings ! Animer les séminaires ou rencontres professionnelles avec des prestataires d’activités ou bien proposer les vôtres. Dégustation, randonnée, escape game, fresque du climat, le choix est large !
Une fois votre lieu parfaitement ajusté aux besoins des entreprises, il est temps de s’assurer que celles-ci vous remarquent. C’est là que la communication de votre lieu entre en jeu !
Phase 3 : Aligner votre communication avec vos objectifs
Pour mettre toutes les chances de votre côté, 3 aspects sont à prendre en compte pour maximiser l’impact de votre communication.
SITE WEB
Il est impératif de créer une page dédiée aux événements professionnels sur votre site internet. Mettez en avant les atouts de votre lieu (le nombre de chambres, les espaces , équipements, services additionnels). Vous pouvez également ajouter un élément de réassurance comme les avis des entreprises qui vous ont déjà fait confiance !
RESEAUX SOCIAUX
Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de communiquer régulièrement sur votre raison d’être. Démontrez en quoi votre lieu se distingue des autres, raconter votre histoire et partagez des témoignages clients, des événements passés ou des conseils pour organiser des séminaires réussis.
VISUELS
Les photos jouent un rôle clé dans la projection des entreprises. Investissez dans des clichés professionnels de vos espaces intérieurs et extérieurs. Mettez en scène ces espaces avec des équipements adaptés, montrant différentes configurations pour les séminaires. N’oubliez pas d’inclure de l’humain à vos photos ! Le client potentiel se projettera plus facilement grâce à la mise en situation.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour accueillir au mieux des séminaires, mais n’oubliez pas qu’il est essentiel d’assumer un positionnement clair et distinctif.
- Quelles sont les raisons qui vous motivent à accueillir des séminaires ?
- Comment votre lieu se différencie-t-il ?
Cette réflexion sur votre positionnement permettra de mieux cibler les entreprises qui correspondent à votre offre.
Alors, communiquez sur cette nouvelle activité auprès de vos contacts et adaptez votre discours commercial en fonction des besoins des entreprises.
Pour aller un peu plus loin : le marché du MICE est complexe et évolutif. Il nécessite une expertise fine et une connaissance approfondie des tendances du secteur. Seminaire Collection a déjà accompagné plus de 100 lieux pour mieux maîtriser les codes de ces évolutions avec son agence de conseils SC Consulting !